안녕하세요, ;Docswave 입니다 😀
이번에는 거래처 또는 고객사에게 문서를 보내야 하거나 또는 공문을 보내야 할 때 가장 유용하게 사용할 수 있는 메뉴인 공통 연락처 메뉴에 대해 안내해드리겠습니다.
공통 연락처가 무엇인가요?
- 공통 연락처는 Docswave 조직원이 아닌 사람들의 연락처를 저장하는 공간으로, 전체 연락처와 나의 연락처로 나누어서 관리할 수 있습니다.
👩 거래처 직원분인데 회계팀과 영업팀에서 정보를 공유하고 싶어요.
👩🏫 공통 연락처에서 연락처를 추가해주세요
공통 연락처 > 전체 연락처 > 우측 상단의 연락처 추가 버튼을 이용합니다.
연락처에 입력된 정보는 전체 조직원들에게 공유되며 자유롭게 확인 및 사용할 수 있습니다.
🧑 등록된 연락처가 많아서 제가 등록한 연락처만 보고 싶어요
👩🏫 공통 연락처의 나의 연락처 탭을 클릭해주세요.
전체 연락처에서는 조직원들이 등록한 모든 연락처를 확인할 수 있고,
나의 연락처에서는 내가 등록한 모든 연락처를 확인할 수 있습니다.
공통 연락처의 정보는 어떻게 사용할 수 있나요?
👨🦱 기존 거래처 직원 분께 연락을 드려야 할 경우, 빠르게 연락처를 확인할 수 있어요
- 직원분의 정보를 묻는 것을 놓치더라도 걱정하지 마세요.
이름과 회사명만 알고 있으면 검색을 통해서 이메일과 전화번호 등의 정보를 바로 확인할 수 있습니다.
👨🦱 작성된 공문을 고객사 직원분에게 바로 보낼 수 있어요
- 공문이 최종 승인된 후 바로 고객사에게 발송하고 싶다면, 문서 프로세스 수신자에 등록해보세요. 최종 승인되면 해당 문서가 PDF로 변환되어 고객사 직원분의 메일로 발송됩니다.
문서에 결재 라인이 노출되지는 않나요?
- 내부 수신자와 외부 수신자는 받아보는 메일 내용이 달라서 걱정하지 않으셔도 됩니다 😉
<내부 수신자>
내부 수신자는 결재자들과 동일하게 문서에 대한 모든 정보가 담겨진 메일을 받으며 링크를 통해 문서를 확인할 수 있습니다.
문서 확인 시 문서에 대한 정보와 프로세스 및 의견 확인이 가능하며, 수신자의 의견 역시 등록할 수 있습니다.
<외부 수신자>
외부 수신자의 메일은 다음과 같은 차이점이 있습니다.
1. 기안자가 아닌 send@docswave.com 메일 주소로 메일을 수신 받습니다.
2. 기안 프로세스를 확인할 수 없습니다.
3. 기안 시, 문서 명에서 이름을 제외하면 기안자에 대한 정보 또한 확인할 수 없습니다.
4. 오직 문서의 확인 및 다운로드만 가능합니다.
링크를 클릭하여 문서 내용을 확인하고, 우측 상단의 PDF 다운로드 또는 인쇄 기능을 이용할 수 있습니다.
'공통 연락처' 기능으로 거래처 직원에게 더 빠르고 편리하게
공문 및 문서를 발송해보세요!