안녕하세요, ;Docswave 입니다.
재택근무 할 때 Docswave 활용 Point!
재택근무 도입하실 때 한번 확인하신 후에 진행하시면 좋을 것 같은데요,
아직 해당 글을 안 읽어보셨다면 지금 확인해보세요
👉👉 재택근무 할 때 Docswave 활용 Point!
어떠한 기능들이 사용되었고, 어떻게 설정하면 좋을 지 다시 한번 짚어드리겠습니다.👩🏫
1. 게시판
① 전사 공지 게시판은 Docswave에서 제공해드리는 5개 게시판 중 최상단에 위치한 게시판입니다.
타 게시판과 다른 가장 큰 특징은 게시글 작성 시 전사 조직원에게 메일 알람이 발송된다는 점입니다.
전사 직원에게 공지해야 할 사항이 있을 경우, 이용하기 좋은 게시판입니다!!
✅
전사 공지 게시판은 메일 알람이 필수로 발송되는 중요한 게시판이니 만큼, 관리자 권한이 있는 계정만 글을 쓸 수 있다는 점도 기억 해주세요 ;)
② 전사 공지 게시판의 이름이 변경되어서 어떤 게시판이 전사 공지 게시판인지 모르겠다면, 좌측 하단을 확인해주세요.
전사 공지 게시판은 게시글 작성 시 타 게시판과 달리 '알림 받을 사람' 아이콘이 노출되지 않습니다 ;)
❓ '전사 공지' 게시판의 글을 수정했을 때도 무조건 전사 조직원에게 메일 알람이 발송되나요?
❌ 아닙니다. 게시글 수정 시에는 메일 알림을 설정할 수 있습니다.
게시글 수정 시, 게시 버튼 옆에 보이는 (
) 아이콘이 메일 알림을 보낸다는 의미입니다. 원치 않으실 경우, 아이콘을 한번 클릭해서 꺼주세요 ;)
2. Slack 알림 설정
문서는 기안했는데, 승인은 깜깜무소식. 이럴 때 다시 한번 메신저로 승인해주세요~ 말씀 드리는 경우가 많은데요.
;Docswave는 Slack과 연동되어서 알림을 받아보실 수 있기에 메신저로 Slack도 함께 이용하면 업무 효율성을 더욱 높일 수 있습니다 ;D
그럼 Docswave와 Slack 연동은 어떻게 할 수 있을까요?
Slack 연동을 하기 위해서는 하기의 조건이 먼저 충족되어있어야 합니다.
☝ 가입되어있는 Slack 워크스페이스가 있다.
✌ Slack 워크스페이스 소유자가 먼저! Docswave와 연동을 해두어야 한다.
두 가지 조건을 이미 완료했다면, Docswave에서 슬랙 연동이 가능합니다.
① 우측 상단의 이름을 클릭한 후 개인 설정 버튼을 누르면 알림 설정을 할 수 있는 화면으로 이동합니다.
;Docswave의 기본 알림은 메일 알림으로 Slack 알림의 초기값은 OFF로 설정되어있습니다.
② Slack 알림을 연동하기 위해서는 OFF로 되어있는 토글을 클릭하여 ON으로 변경하시면 됩니다.
토글 클릭 시 계정 연동을 위한 창이 나타납니다.
③ Add Slack 버튼을 클릭하면 Slack 창으로 이동하게 됩니다.
④ Slack과 Docswave의 원활한 이용을 위하여 권한 허용을 부탁드립니다.
여기까지 진행하셨다면, 이제 Slack에서 알림을 받아볼 수 있습니다!
지금 문서 기안, 결재 등 자유롭게 Docswave를 이용해주세요. 그럼 Slack의 다이렉트 메시지에 Slackbot이 생성되면서 알림을 전달해드립니다.
Slack 연동 참 쉽죠 😉
3. 문서 기안
앞서 안내 드린 문서 기안의 3가지 장점 기억하고 계신가요?
1. 언제 어디서나 PC만 있다면 인터넷에 접속하여 바로 가능한 문서 기안
Docswave는 구글 기반의 클라우드형 전자 문서 결재 서비스를 제공하는 그룹웨어로, 언제 어디서나 PC와 인터넷만 있다면 www.docswave.com으로 접속하여 로그인 후 이용이 가능합니다.
2. 템플릿을 따로 만들지 않아도 조직에 등록되어있는 양식으로 빠르게 내용 작성
;Docswave에서 조직을 생성하시면 33개의 프리미엄 폼 양식을 바로 이용해보실 수 있습니다.
물론, 양식 수정 및 추가도 가능합니다.
관리자 > 워크플로우 관리 > 공통 문서 양식 관리 에서 귀사에 딱 맞는 양식을 만들어보세요.
만들어진 양식은
문서 기안 > 문서 양식 메뉴를 이용하여 조직원분들이 쉽고 빠르게 문서를 작성하여 기안할 수 있습니다.
3. 관리자가 미리 결재 라인을 설정해두면 따로 결재 라인의 수정 없이 가능한 기안
관리자 > 워크플로우 관리 > 공통 문서 양식 관리에서 양식에 프로세스 설정 후 저장 버튼 클릭으로 완료함으로써 각 양식마다 미리 결재 라인을 설정해둘 수 있습니다.
이후 조직원들이 문서 기안 > 문서 양식 메뉴에서 해당 양식을 클릭했을 때, 미리 설정해둔 결재 라인을 확인할 수 있습니다.
조직원들은 수정 없이 바로 기안도 가능하며, 또는 수정 후 기안도 가능합니다.
4. 문서 결재
문서 승인과 반려 역시 3가지 장점을 안내 드렸습니다.
1. 본인의 결재 순서가 되면 바로 알려주는 결재 요청 알림
;Docswave에서는 3가지 방법으로 결재 요청 알림을 받아볼 수 있습니다.
① 메일 알림
② Slack 알림
③ Docswave 웹 알림
그 중 Docswave 웹 알림은 Dashboard와 문서 결재 메뉴 에서 전부 확인이 가능하답니다.
2. 이메일을 통해 언제 어디서나, 외근을 나가서도 쉽고 빠른 결재 진행
;Docswave에서 문서 결재는 사이트 내에서만 국한되어 있지 않습니다.
결재 요청 알림을 받은 메일/Slack에서 바로 결재가 가능하기 때문에 시간과 장소에 구애 받지 않습니다.
물론 모바일에서도 메일 확인과 결재를 바로 해결할 수도 있습니다 😉
3. 의견 기능을 통한 문서 관련자 간의 원활한 커뮤니케이션
메신저와 메일을 이용하여 업무 관련 내용이 진행되다 보면 관련 문서를 바로바로 확인하기 어렵고 나중에는 어떤 내용이 어떤 문서와 연결되는지 헷갈리기까지 합니다.
각 문서에 입력할 수 있는 의견란은 결재 라인에 포함되어 있는 사람들만 확인할 수 있을 뿐만 아니라 알림 받을 사람을 지정할 수 있어 다시 한번 강조할 수 있습니다.
의견이 쌓이면 해당 문서의 의견 교환 내역도 한번에 확인할 수 있기에 업무 효율성이 더욱 올라갈 수 있겠죠 ;D
비대면 업무를 더욱 효율적으로 만들어 줄 수 있는 ;Docswave의 각 기능들을 어떻게 설정하고, 어떻게 이용해볼 수 있는지 간단하게 안내 드렸습니다.
이 외에도 ;Docswave에서는 비대면 업무에 이용할 수 있는 수많은 기능들이 포함되어 있습니다.
지금 ;Docswave를 시작해보세요.
