공통 프로세스 등록하기

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[워크플로우 관리] 공통 프로세스 등록하기

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  • 관리자 > 워크플로우 관리 > 공통 문서 양식 관리
  • 조직원이 사용할 수 있는 결재 프로세스를 관리자가 등록할 수 있다.
  • 결재자, 수신자, 회람자를 조직원, 외부 연락처, 직접 선택 등으로 선택할 수 있다.
  • 프로세스 설정의 자세한 방법을 확인할 수 있다.

 

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STEP 1 공통 프로세스 관리 페이지 찾아가기

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  • Docswave 접속 > 관리자 > 워크플로우 관리 > 공통 프로세스 관리

 

STEP 2 프로세스 추가 및 확인하기

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  • 우측 상단의 프로세스 추가 아이콘을 클릭하여 새로운 공통 프로세스를 등록할 수 있습니다.
  • 등록된 프로세스는 기본적으로 이름 순으로 정렬되며, 상단의 정렬 방식을 변경할 수 있습니다.

 

STEP 3 프로세스 용어 확인하기

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  • 조직원 : 조직 내 재직 중인 조직원을 직접 선택하여 프로세스에 추가할 수 있습니다.
  • 부서 : 부서별로 직접 선택하여 수신부서, 회람부서로 추가할 수 있습니다.
    수신부서, 회람부서에 선택된 부서원들은 추후 해당 부서로 소속이 변경되더라도, 워크플로우 문서에서 내용을 확인할 수 있습니다. 
  • 연락처 : [공통 연락처] 메뉴에 추가된 조직 외부인들의 연락처입니다. 외부 수신자로만 추가할 수 있습니다.  추가된 연락처에게는 메일로 완료 문서가 발송되며, 내용(결재란 제외)과 기안명만 확인할 수 있습니다.
  • 직접 선택 : 기안자에 따라 결재자가 달라지는 경우, 직접 선택을 통해 기안자가 안내 문구를 확인하여 직접 추가하도록 유도할 수 있습니다. 
    • 결재자 : 해당 기안 문서에 대해 직접적 연관이 있는 결재권자
    • 협조자 : 해당 기안 문서에 대해 협조해야 할 유관 부서 결재권자
    • 합의자 : 병렬 결재가 필요한 결재권자
      2명 이상의 조직원을 선택했을 경우에만 합의자로 설정 가능합니다.
      합의자 전원이 결재해야 다음 결재권자에게 차례가 넘어가며, 1명이라도 반려하게 되면 해당 문서는 최종 반려 처리됩니다.
    • 수신자 : 해당 기안 문서가 최종 승인이 된 이후 확인 가능하며, 결재권 없음
    • 회람자 : 해당 문서의 기안 시점부터 완료까지 모든 진행 상황을 확인 가능하며, 결재권 없음
  • 수정 권한 설정 : 수정 권한에 체크가 되어 있을 경우, 해당 결재자는 본인의 결재 차례에서 문서의 내용을 수정할 수 있습니다.

 

STEP 4 프로세스 등록 및 삭제하기

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  • 예시) 품의서에서 사용할 프로세스 등록하기.
    기안자 > 부서 팀장(수정 권한 필요)> 본부장 A, B 병렬 결재> 대표이사 C + 외부수신자 D, 수신부서 인사팀
    1. 우측 상단의 프로세스 추가 아이콘 클릭
    2. 공통 프로세스 명 입력 : 000 품의서 사용
    3. 공통 프로세스 설명 입력 : 000 품의서 사용 시 해당 프로세스를 이용해주세요
    4. 직접 선택 > 안내 문구에 '팀장을 선택해주세요' 입력 > 우측 + 버튼 클릭 > 하단에 생성된 안내 문구 앞 체크 박스 체크 > 결재자 클릭 > 프로세스에 추가된 것 확인 > 수정 권한 체크박스 체크
    5. 조직원 > 본부장 A, B 선택 > 합의자 클릭 > 프로세스에 동일 결재순서로 추가된 것 확인
    6. 조직원 > 대표이사 C 선택 > 결재자 클릭 > 프로세스에 추가된 것 확인
    7. 연락처 > D 선택 > 수신자 클릭 > 프로세스에 추가된 것 확인
    8. 부서 > 인사팀 선택 > 수신 부서 클릭 > 프로세스에 추가된 것 확인
    9. 등록 버튼 클릭
  • 삭제를 원하는 프로세스 앞 체크박스에 체크 후 우측 상단의 휴지통 모양 아이콘을 클릭하여 프로세스를 삭제할 수 있습니다.
  • 삭제된 프로세스는 복구가 불가합니다.

 

 

 

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