[워크플로우 관리] 양식의 공통 정보 설정하기
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STEP 1 공통 문서 양식 관리 페이지 찾아가기
- Docswave 접속 > 관리자 > 워크플로우 관리 > 공통 문서 양식 관리
STEP 2 문서 양식 설정 확인하기
- 양식명을 클릭하여 양식작성 페이지로 이동합니다.
- 오른쪽 최상단의 '문서 양식 설정' 을 클릭합니다.
- 생성/수정하는 양식에 귀속되는 공통 정보를 설정할 수 있습니다.
- 용지 방향 : 문서 작성, 출력 시 제공되는 방향을 설정할 수 있습니다.
- 양식 설명 : 조직원이 문서 기안을 위해 양식을 확인할 때 볼 수 있는 설명 부분을 입력할 수 있습니다. 입력하지 않으면 공란으로 표시됩니다.
- 기안 문서 제목 규칙 설정 : 조직원이 문서 기안 시 자동으로 연동되는 제목을 설정할 수 있습니다. 연동된 기안 문서명은 기안자가 수정할 수 있습니다.
- 캘린더 연동 여부 : 구글 캘린더와 연동 여부를 선택할 수 있습니다.
- 프리미엄 폼 양식은 기본컴포넌트 - 날짜/시간 컴포넌트를 이용하여 연동 여부를 선택합니다.
- 첨부 파일 연동 여부 : 문서 기안 시 첨부파일 등록 가능 여부를 선택할 수 있습니다.
- 연관 문서 연동 여부 : 문서 기안 시 연관 문서 등록 가능 여부를 선택할 수 있습니다.
- 전결자 지정 : 해당 양식에 귀속되는 전결자를 지정할 수 있습니다.
STEP 3 기안 문서 제목 규칙 설정하기
- 조직원이 문서를 기안할 때 기안명으로 연동되는 규칙을 설정할 수 있습니다.
- 변경하기 버튼을 클릭하여 기본으로 설정되어 있는 제목 규칙을 수정할 수 있습니다.
- 문서 양식 제목 : 설정한 양식명이 연동됩니다.
- 기안자명 : 기안한 조직원의 이름이 연동됩니다.
- 작성일 : 기안일이 연동됩니다.
- 조직명 : 설정된 조직명이 연동됩니다.
- URL : 조직 URL이 연동됩니다.
- 부서명 : 기안한 조직원의 부서명이 연동됩니다.
- 순번 : 최종결재 후 문서의 순번이 입력됩니다.
- 조직원의 직접 작성을 원할 경우, 직접 입력을 이용할 수 있습니다.
- 예를 들어, 직접 입력을 '문서 제목을 직접 입력할 것"으로 작성하면 해당 TEXT가 그대로 기안 문서명에 나타납니다. 이에 기안자가 직접 문서명을 수정할 수 있도록 유도할 수 있습니다.
STEP 4 양식을 캘린더와 연동하기
- 캘린더 연동 여부를 설정으로 선택하여 해당 양식을 이용하여 기안하는 문서에 포함된 조직원들을 구글 캘린더와 연동할 수 있습니다.
- 양식 저장 > 해당 양식으로 조직원이 첫 기안 > 마스터 계정의 구글 캘린더에 해당 양식명으로 캘린더 생성 > 최종 결재 완료 > 기안자 + 프로세스 포함된 조직원들에게 캘린더 추가 메일 발송 > 개별적으로 메일 내용 중 수락하기 링크를 클릭함으로 본인의 구글 캘린더에 구독
- 예시
- 관리자가 '출장신청서' 양식에 구글 캘린더 연동 설정 후 저장
- A 조직원이 출장신청서 양식을 이용하여 B, C, D를 프로세스에 넣고 문서 기안
- 마스터 계정의 구글 캘린더에 '출장신청서'이름으로 캘린더 생성됨
- A 조직원이 기안한 문서가 최종결재 완료
- A, B, C, D는 각자의 메일로 '출장 신청서' 캘린더 구독 수락 메일을 수신받음
- 메일 내용 중 수락하기 링크 클릭 > 본인의 구글 캘린더로 이동
- '출장신청서'라는 캘린더와 본인의 기안한 문서 내용 중 일정이 등록된 것을 확인
- 예시
STEP 5 양식에 전결자 지정하기
- 1개의 양식에 1명의 전결자를 지정할 수 있습니다.
- 조직원이 해당 양식을 이용하여 문서 기안 시 결재 프로세스에 전결자가 포함되어 있다면, 지정 전결자는 본인의 결재 차례에서 그 문서를 전결처리할 수 있습니다.
