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외부 인물을 문서 수신자에 추가하기

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[공통 연락처] 외부 인물을 문서 수신자에 추가하기

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  • 조직/정보 > 공통 연락처
  • 외부 연락처를 문서 수신자에 추가할 수 있다.
  • 최종 결재 완료된 문서를 외부 인물에게 메일로 발송할 수 있다.

 

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STEP 1 프로세스 설정에서 외부 수신자 추가하기

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  • 프로세스 설정 상단에서 조직원, 부서, 연락처 로 표시되어 있는 부분을 확인할 수 있습니다.
  • 연락처를 클릭하면, [공통 연락처]에 등록되어 있는 정보를 확인할 수 있습니다.
  • 조직 외부 인물이 저장되어 있는 [공통 연락처]의 정보는 수신자로만 추가할 수 있습니다.

 

STEP 2 문서 기안 시 외부 수신자 추가하기

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  • 문서 기안 시 오른쪽 첫번째, 프로세스 탭이 선택합니다. 또는 하단 수신자 옆에 외부 수신자 아이콘을 클릭합니다.
  • [공통 연락처]에 등록되어 있는 정보를 확인하고, 원하는 연락처를 등록할 수 있습니다.
  • 조직 외부 인물이 저장되어 있는 [공통 연락처]의 정보는 외부 수신자로만 추가할 수 있습니다. 

 

STEP 3 외부 수신자가 받는 이메일, 차이점은?

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  • 외부 수신자는 Docswave 조직에 접근이 불가하기에, 메일에서 Docswave 로 이동해서 문서를 확인할 수 있는 링크는 포함되지 않습니다.
  • PDF로 변환된 문서를 확인할 수 있는 다운로드용 링크를 제공합니다.
  • 기안자의 메일 주소가 아닌 send@docswave.com 메일 주소로 메일을 수신 받습니다.
    • 처음 받는 수신자의 경우, 스팸 메일함으로 들어갈 수 있습니다.
  • 결재 프로세스를 확인할 수 없습니다.
  • 문서 내용, 문서명에서 이름을 제외하면 기안자에 대한 정보 또한 확인할 수 없습니다.

 

 

 

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