공통 문서 양식 관리 메뉴에서는 조직에서 사용할 양식 추가, 수정, 복사, 삭제 및 조직에 맞게 편집할 수 있습니다.
[ 문서 양식 분류 추가 ]
① [관리자]-[워크플로우 관리]-[공통 문서 양식] 선택
② 품목 관리 오른쪽 상단 [+] 선택
③ 추가하고자 하는 품목 과목 입력
④ [✔] 선택
[ 계정 과목 수정 ]
① 수정하고자 하는 품목 과목에 마우스 커서 올리기
※ 순서 변경을 원할 경우 계정 과목 앞 [≡]를 선택하여 가능
② 연필 아이콘(수정), 휴지통 아이콘(삭제) 선택
③ [✔] 선택
[ 문서 규칙 제목 설정 ]
※ 기안 문서 작성 시 기본으로 생성되는 문서 제목의 규칙 설정
① 오른쪽 상단 문서 규칙 제목 선택
② 기안 문서 제목 규칙 설정 후 저장
[ 문서 카테고리 이동 ]
① 이동 원하는 문서 선택 후 오른쪽 상단의 카테고리 이동 선택
② 이동 원하는 양식 선택 후 확인
[ 문서 양식 도입 ]
① 오른쪽 상단 [+] 모양 선택
② 원하는 문서 양식 선택 후 [작성]
※ 각 양식 별 설명은 해당 페이지 하단 참고
- Premium 서비스 이용 시 보고, 업무, 인사, 재무, 총무 등 5가지의 기본 카테고리를 통해 총 33가지의 양식을 제공
- 휴가 내역 및 지출/구매 내역을 편리하게 확인 가능!
- 숫자 계산이 필요 없는 문서 양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합
- 웹 에디터(Web Editor)를 활용한 양식
- 양식 수정 시 코드 수정을 통해 양식 내용을 설정 가능
① [공통 양식] - [공통 양식 종류 선택] - [웹 폼] 선택
② A4 가이드 선택
③ 조직에 맞게 문서 작성
④ 양식 제목 설정
⑤ 저장
※ 데이터 태그 이용하기
이름 : *[AUTHOR.NAME]*
직위/직책 : *[AUTHOR.POSITION]*
부서 : *[AUTHOR.DEPT]*
Email : *[AUTHOR.EMAIL]*
문서 기안일 : *[CREATE.DATE]*
※ 데이터 태그 적용 시 정보가 나타나지 않을 경우
- 데이터 태그가 정상적으로 입력되었는지 확인
- 데이터 태그가 양식에 혼용되어 사용되었는지 확인
(예시 : 증명서 양식에 웹 폼 양식 데이터 태그 사용)
- 입력한 데이터 태그의 오탈자 확인
- 데이터 태그의 항목에 대한 직원 정보가 등록이 되었는지 확인
- 조직원 정보 편집은 조직도/조직원 관리 메뉴에서 가능
- 조직에서 사용하는 특수한 양식을 업로드 하여 이용 가능
- 양식 업로드 후 기안 시, 해당 양식을 다운 받아 작성 후 업로드하는 형식
※ ;Docswave 내부에서 수정 불가
- MS Office 문서나 한글 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을 업로드하여 기안 가능
- Google 문서 도구를 활용한 무료 양식
- Google 문서, Google 스프레드시트, Google 프레젠테이션으로 작성 가능
[ 양식 수정 ]
※ 기존 양식 수정 시 재기안 불가!
① 양식 변경할 문서 선택
② 삭제 및 추가로 양식 수정
③ 저장
[ 양식 복사 ]
※ 구매 요청서, 지출 결의서 양식은 복사 불가
① 복사할 양식의 우측 관리 버튼 선택
② 확인 선택
③ 양식명_COPY로 복사 양식 생성 확인
[ 전결자 지정하기 ]
※ 전결자 지정 시 전결자가 최종 승인 가능하나, 결재 프로세스에 해당 전결자가 포함되어 있어야 가능!
① 전결자 지정할 문서 양식 선택
② 우측 전결자 지정 [선택]
③ 전결자 선택 후 확인
④ 저장
[ Google Calendar 연동 ]
※ Premium 서비스 이용 시 Google Calendar 연동 가능
※ 최종 승인 이후 Calendar 에서 확인 가능
① 캘린더 연동 할 양식 제목 선택
② 캘린더 연동 활성화 / 비활성화 선택
③ 5분 정도의 시간 소요 팝업 확인
④ 연동
⑤ 정각에 각 조직원에게 캘린더 공유 이메일 발송 됨
⑥ 해당 이메일 내용 내 캘린더를 추가 선택
⑦ 캘린더 공유
